公司經營三階段,職務的【多工、分工、重工】 | 創業思考 | Vincent

算一算,創業至今已經歷12年,從兩人開創的工作室,成長到目前 35 人的中型組織。一步一腳印的成長方式,雖然緩慢但卻紮實,讓我可以更深入了解每個階段的經營管理。過去公司還小的時候,常常有個疑問,就是為什麼大公司的市場反應、作業流程、組織運作都如此緩慢。但也因為如此,讓小公司因有機動性與靈活度的優勢,與大公司在市場上共同競爭。但慢慢的,小公司因此茁壯的同時,也將會步入緩慢的地步。那有趣的問題就來了,究竟是甚麼原因,當組織越變越大,人才越多也越資優的同時,反而競爭力下滑,讓公司失去靈活的彈性,成為一隻不會跳舞的大象。

經營過程中不斷在尋找這個答案,正當組織成長到約莫20人時,我忽然明白一件事情,那就是每個人的職務範圍,正因組織發生變動,開始產生了微妙的關係。也正因如此,企業從靈活的型態,轉換成穩固的型態。我們就以職務的多工、分工、重工,來說明這個現象。

小型多工 - 校長兼撞鐘,老闆兼工友

相信大家常常聽到這句話「校長兼撞鐘,老闆兼工友」,一句話道出公司在草創期時,甚麼大小事情都同時要兼顧。一人多工 - 正式這個時期所要具備的技能,套一句電腦發展史上的關鍵「搭載全新Intel處理器、以及絕佳的多工,發揮極致效能」。這時候的公司,所有的成員就如多工處理器,會計兼行政、老闆兼業務、美術兼出貨、開發兼行銷。一個人當十個人用,一個打十個天下無敵,組織小而巧,靈活度可以說是100%。

不過說的也奇怪,人在這樣物資缺乏的其況下,反而效率與效能最好。這跟我們學到的管理學,似乎狀況有很大的不同,不需要流程、沒有SOP、只要眉來眼去,所有的事情就能輕易搞定。同仁也最能共體,團隊情誼最好。兩人組成的公司,就是雙核心處理器,四人組成的公司就是四核心處理器。四人公司從早上七點工作到晚上十點,工時15小時,我們就戲稱這是 1.5GHz 四核心處理器的公司。公司在這型態的時候,無庸置疑是戰鬥力強盛的時期。這樣完美的組織,真不忍心破壞他。

情境 : 小孩子打棒球,三五人也可以玩得很開心
優點 : 向心力強、組織靈活度與彈性高
缺點 : 缺乏專業、作業流程混亂、也較沒有紀律

中型分工 - 你走你的陽關道 我過我的獨木橋

當公司成長變大,員工也開始變多,組織必然進入分工的階段。這時候雜物變多了,就會想找個行政來協助處裡、電話變多了,是否就該找個總機來接聽、收入與支出開始複雜,也該找個專業會計來記帳。過往組織都是平行的,不過由於必須開始制度化管理,就開始區分部門,設立部門經理,組織開始劃分,資源進入專人管控。一連串的問題,都因組織的膨脹隨即衍生出來。

這階段,也恰好也是最剛尬的時期。人少時,大家多工運作,支援性強。但開始進行專業分工後,資源勢必是最珍貴的資產。為了計算人效值,人員與分配絕對必須精準,不可浪費任何資源。因此當組織上有人離職時,絕對成為一場災難。由於每個人分配的職務都相當重要,取代性不強。當該職務負責人離開,整體運作就容易出問題,就像少了一顆齒輪。舉例來說,這階段公司可能會有一個行銷人員,但當該行銷人員離職後,很可能就沒有任何人可以懂得這部分的知識與運作,即使了解也無法全力支援,必須等到新人報到時,才可能讓這項工作延續。由於分工時期,人數恰好介於不多不少,任何事情都要準備展開流程與分配,但人數卻無法達到一個職務可以有兩三個人同時運作,因此也容易產生調動上的困境。

情境 : 這像是一場棒球賽,球隊恰好只有十人,大家都必須從頭負責到尾
優點 : 專業分工、制度化流程管理
缺點 : 缺一不可、分工仔細取代性不強

大型重工 - 百動不如一靜、多一事不如少一事

當組織成長到一定階段,又為了避免在分工階段有人離職產生無法運作的問題,這時候公司就會開始進入「備援」階段,讓所有流程上的重要職務,至少都有另一組人馬可以並行運作。這也是因為公司變大,無論業務、行政、會計、產品等各項事務作業量變大,本來就必須要有更多的人來協助處理。因此光是會計,很可能就是一個部門,而這個部門可能同時有三四位會計人員,來處理公司這方面的大小事務。

由於人數變多,因此人員要離職時,也不至於對公司立即產生運作上的問題。每個部門都能透過組織調動,進行暫時性的工作分配來解決。但也因如此,整體人際關係就變得更加複雜。當事件進入流程,變成誰該處理,誰該負責,都要有管理人員妥善分配。因此多數的員工變成多一事不如少一事,「是非只為多開口,煩惱皆因強出頭」、「知事少時煩惱少,識人多處是非多」,讓所有的事情都變得敏感,複雜的網絡關係練,讓組織頓時緩慢下來。

情境 : 牛棚永遠都在熱身,除非教練要我上場,不然我就是旁邊丟球加看戲
優點 : 多人分攤一項專業工作、職務備援多
缺點 : 重複的成本支出、人際關係更加複雜

組織從多工、分工到重工,似乎是無法避免的問題。我們都喜歡多工時期的靈活,但也仰慕大型組織的制度。管理一個國家,跟管理一個村莊,本來就有相當大的差異。而處在組織變動中的人,勢必是最煎熬的一群。一家公司如果有經歷這三種時期的人物,那肯定不是普通人。從自由靈活的環境、進入專業分工的環境、再進入多人重工的環境。如何讓一個「人」,變得越來越不重要,讓一個「團隊」,變得越來越靈活。這將會是任何成長中的公司,需要深入思考的一個課題。

我要留言